חשיפת סיכוני הונאה ברשומות HR של חברת הכרייה

החל מהספטמבר השנה, חברות כרייה ומתכות גדולות עם פעילויות עסקיות בבריטניה יהיו כפופות לעבירה חדשה של "כישלון בהונאה" (FTP).

FTP, שהוצג על פי פשע כלכלי ושקיפות תאגידית 2023 (ECCTA), חל על הונאה שביצעו אנשים "הקשורים" לחברה, שם עבירה זו נועדה להועיל לארגון או ללקוחותיה.

"אנשים קשורים" יכולים להיות עובדים, סוכנים או חברות בנות של חברה, ולכלול את מי שמבצע שירותים מטעם העסק.

השימוש בסוכנים מקומיים וספקי שירותי צד ג ', לביצוע פונקציות כמו חקירת הזדמנויות, קשר עם רשויות הממשלה, אבטחת אישורים והרשאות, הם הסדרי עבודה נפוצים במיוחד עבור חברות כרייה, במיוחד אלה עם סניפים או פעילות בתחומי שיפוט מרובים.

מכיוון שעבירת ה- FTP חלה על כל הגורמים והשותפויות המשולבות העומדות לפחות בשניים משלושת הקריטריונים המוקדמים של יותר מ -250 עובדים; מחזור העולה על 36 מיליון ליש"ט; ו/או נכסים העולים על 18 מיליון ליש"ט, זה ייקח חוטם גדול של חברות כרייה ומתכות בבריטניה, כמו גם חברות בינלאומיות עם משרדים בבריטניה.

ענף הכרייה נחשב באופן היסטורי כאזור בסיכון גבוה להונאה, מכיוון שמבצעי כריית וזיקוק מתכות ממוקמים לרוב בתחומי שיפוט או אזורים שבהם נפוצים הזדמנויות ותמריצים לביצוע הונאה.

ניהול עלות הוא מכריע גם בתחום הכרייה בגלל הביקוש והמחירים המשתנים של מתכות ומינרלים, מה שמגדיל את הלחץ לשלוט בעלויות ועומד ביעדים בכל אמצעים הדרושים.

בנוסף, רשתות האספקה ​​הארוכות והמסובכות של ענף הכרייה הן בדרך כלל אטומות ויכולות לספק הזדמנויות להונאה להתרחש.

מוקד FTP

העבירה החדשה של ה- FTP מעבירה את המיקוד למניעת הונאות שהעסק הוא הקורבן, להונאה שביצע עובדים או צדדים שלישיים נלווים להועיל לארגון עצמו.

דוגמאות להונאה שביצעו חברות בתחום הכרייה והמתכות לטובתם עשויות לכלול חומרים שלא מועברים בכמות או באיכות שנרכשה; בטענה שיש עובדים בשכר שאינם קיימים – למשל לעמוד בתקנות התעסוקה המקומיות; או זיוף של מסמכים, כגון אישורים, הערות משלוח או חשבוניות כדי להאיץ את מה שיכול להיות פרויקטים איטיים מתסכלים.

חשוב לציין כי לצורך העבירה החדשה של ה- FTP, הונאה נבדלת משחיתות, שיכולה לכלול שוחד לשלם, נוהג בלתי חוקי שמטפל בחוק השוחד בבריטניה, שנכנס לתוקף ביולי 2011.

בדומה לחוק השוחד, עבירת ה- FTP החדשה צפויה להשפיע באופן משמעותי על התחייבויות הציות לכרייה ומתכות בבריטניה ובבינלאומי.

מניעת הונאה

FTP היא עבירה פלילית של אחריות קפדנית, מה שאומר שבמקום בו ניתן להוכיח הונאה בסיסית, הארגון ייחשב כחוש באחריות בגין אי מניעה.

בתנאי שההונאה יכולה להיות (מבחינה חוקית ומעשית) לדין בבריטניה, אם יורשע, המשרד עשוי לקבל קנס בלתי מוגבל בנוסף לנזק מוניטין משמעותי.

ההגנה היחידה לעבירה היא שמשרד יראה כי היו לה בקרות סבירות ומידתיות לניהול הסיכון.

ברוב חברות הכרייה והמתכות, כמו בחברות אחרות, הסיכון הגדול ביותר יהיה עבירות שביצעו עובדים או אנשים העובדים עבור העסק בתפקיד מסוים.

על פי נתוני דו"ח העולמי של איגוד הבוחנים המוסמכים של 2024 (ACFE) למדינות, המכסה את כל סוגי ההונאה, כולל כאלה שבהם עסקים הם קורבן של הונאות שביצעו מבפנים או צדדים שלישיים, 78% מההונאות שדווחו בשנה שעברה על ידי עובדים (37%) או מנהלים (41%), בעוד שההונאות הושלמו על ידי בעלים או הונאה.

פירוש הדבר כי צוותי HR של חברת הכרייה יצטרכו למלא תפקיד חשוב בסיוע בבניית מסגרות בקרה אפקטיביות, תוך מתן ייעוץ על האנשים מסתכנים הטמונים בבחירות שנעשו על ידי העסק, ושימוש בנתונים שנאספו ומוחזקים על עובדים בודדים וכוח העבודה ככולן כדי לעזור לאתר היכן שיש סיכון להונאה.

אבל גם כאשר הסיכונים ברורים, זיהוי הונאה לפני שהוא מתרחש יכול להיות מסובך-במיוחד עבור חברות כרייה פרוסות גלובליות.

לרוב חברות הכרייה יהיו קצינים המיועדים לאחריות לשוחד והונאה כחלק מתפקידי ציות רחבים יותר.

עם זאת, רבים יצטרכו כעת להעריך ולהבין את אזורי הסיכון הגבוה שלהם ביחס לעבירה החדשה של ה- FTP ולשקול אילו בקרות נוספות יש לקיים.

דגלים אדומים הונאה

בעוד שהמוטיבציות לביצוע הונאה משתנות במידה ניכרת, לחצים אנושיים-כמו קשיים כלכליים אישיים, דרישת יעדי מכירות, עבודה יתר, חוסר שביעות רצון מתנאי העבודה ודאגות הביצועים-הן נהגים נפוצים.

אם משוקלל תגמול או מבנה בונוס של חברות כרייה באופן מתמרץ רווח בכל מחיר, הדבר עשוי לשמש מוטיבציה של תרבות עסקית לעובדים להפר את כללי ההונאה לטובתם האישית, שעשויה להשפיע על דפיקה שיוצרת אחריות פלילית של החברה.

האופי המחזורי של הכרייה פירושו כי פיטורים ואובדן עבודה נפוצים, מה שעלול גם לגרום ללחץ של העובדים.

צוותי HR לא תמיד מתייחסים לרגשות העובדים, אך במקרים רבים בעיות כמו לחץ הקשורים לעבודה ובעיות ביצועים, שהם אינדיקטורים לדגל אדום להונאה, יקבלו הודעה על HR ותועד.

נתוני הדו"ח של ACFE של ACFE הראו כי כמעט מחצית ממבצעי ההונאה (45%) חוו לפחות דגל אדום אחד הקשור ל- HR, עם הערכות ביצועים לקויים (14%), פחד מאובדן עבודה (12%), ונשללו מעלה או קידום (11%) שהובאו כנושאים הנפוצים ביותר.

עם זאת, עבור מרבית חברות הכרייה, אינדיקטורים לדגל אדום אלה לא יגיעו למחלקת משאבי אנוש ולא יושם שום הגנה נוספת לניהול הסיכון הגבוה יותר.

ישנן סיבות טובות לכך, כגון הגבלות על שיתוף נתונים אישיים על פי תקנת הגנת המידע הכללית (GDPR) וכן ציפיות כלליות לסודיות של עובדים המבטאים בעיות אישיות אצל עמיתיהם HR.

כמה מחסומים לשיתוף מידע, כגון נוהלי עבודה מושתקים וחוסר מודעות כיצד לאתר סיכון הונאה ולהתמודד איתו ניתן להתגבר על הכשרה, מדיניות ותהליכים מתאימים.

בתנאי שצוות משאבי אנוש זיהה ונחשב בקפידה כבסיס חוקי (מתוכם שישה קיימים תחת ה- GDPR) לשיתוף המידע האישי של העובד, הדבר יותר תחת ה- GDPR. במקרה של FTP, סביר להניח שהבסיס החוקי יהיה "חובה חוקית" – כלומר עיבוד הנתונים הכרחי כדי שהארגון יעמוד בחוק.

גם כאשר משאבי אנוש עשויים להרגיש פחות מסוגלים לדווח על יחידים, הם יכולים לקחת אחריות על מיפוי דפוסי והגברתם.

לדוגמה, אם מספר אנשים מתלוננים שהם לא יכולים לפגוע ביעדים שלהם, צוותי HR צריכים להיות מסוגלים לאתר דפוסים אלה ולשאיל את המנהלים אם יעדים אלה נמצאים במקום הנכון.

דפוסים או מגמות אחרים עשויים לכלול חלקים מהעסק שבהם היו הרבה "נטישה" – כלומר אנשים שעוזבים את העסק ומוחלפים על ידי מגויסים חדשים, או שיש מקומות פנויים מצטיינים בתפקידים בכירים; פירוש הדבר כי יש פחות פיקוח על פונקציות מסוימות בגלל חוסר יציבות או היעדר אנשים לנהל צוותים, מה שעשוי לתת הזדמנות להונאה להתרחש ביתר קלות.

עבור אנשים המדווחים על תחושת לחוצה או לא מרוצה מהעבודה שלהם, או שנמצאים בתוכניות לשיפור ביצועים (PIPS), הגיוני לברר אם לאנשים אלה יש גישה לא חיונית לחומר או נכסים המעניקים להם הזדמנויות לבצע הונאה, במיוחד אם הם העבירו תפקידים במהלך העסקתם ויכולים להיות להם גישה היסטורית לחומר רגיש.

על צוותי HR כריתה לשקול גם לעבוד עם ההנהלה הבכירה ומנהלי הצוותים כדי להנחיל תרבות וערוצים מתאימים שבהם העובדים מרגישים מסוגלים לדבר, אם על רגשותיהם או דאגותיהם מהתנהגותם של עמיתים ביחס להונאה.

הנחיות ממשלתיות ב- FTP קובעות כי מחויבות ברמה הגבוהה ביותר מצד מנהיגים עסקיים נדרשת כדי להבטיח את סיכון ההונאה, יזוהה ומונע.

___________________
שרה פרטרידג '-סמית' הוא עורך דין בתחום הרגולציה והחקירות ואלכס מקגרגור הוא שותף בתרגול ההתדיינות ב- Dentons.